产品概述
由致远互联全新打造的【合同管理系统】,从企业内控风险管理出发,融入各项AI新技术,构建全程电子化、智能化的合同管理全场景闭环解决方案,实现合同从签订前准备、起草、格式规范到合同审批、签章、履约、变更、归档全流程数智化管控。解决合同签订不规范、审批效率低、履约跟踪难、归档不完整的问题,全面提升合同管理效率。
合同管理全场景
合同管理功能框架
特性亮点
自动调取范本快速起草
根据不同合同类型,制作不同类型的合同范本,提供合同格式和内容参考,合同起草时直接调用,规范高效。
多人在线编辑,权限可控
支持Weboffice、WPS、金格3种在线编辑器,可同时根据合同类型和人员属性,控制正文的编辑权限,确保信息安全。
OCR智能比对,自动检查
运用OCR文本智能比对技术,在合同审核、打印、签署等不同环节自动检查文本有无篡改,减少人工比对的繁复,准确省力。
预设风控规则,智能校验
针对合同进程中可能出现的风险点,自主设定规则库,合同发起与审批进程中自动校验限定条件、实时反馈校验结果并给出风险提示。
线上线下双签章,安全保险
电子签+纸质签双签章,线下用印与“群杰印章”集成,电子印章与“法大大”和“e签宝“集成,电子合同与纸质合同同步归档,双重保险。
产品功能
合同门户:合同业务专属门户
① 管理角色门户:直观查看合同风险、收付款情况、签约情况以及重点关注的数据指标等。
② 员工自助门户:快速处理个人待办事项,查看自己发起的合同签约、应收应付款情况。
③ 合同看板:总览单位合同数量、金额、收付款、类别、年度签约对比汇总数据,分别查看收入、支出、劳动合同对应数据,维度精细、更加契合领导关注点。
管理角色
员工自助
合同看板
基础数据:规范合同基础信息
① 合同类型:梳理单位需要管理的合同类型,后续范本创建、合同起草、数据汇总分析等环节可统一参照、调用,确保各项数据规范统一。
② 合同范本:按不同合同类型将不同的合同范本存入系统统一管理,系统提供OFFCIE正文模板,同时支持预置标签、设定合同正文的编辑权限,合同起草时可一键调用。
③ 合同主体:集中管理本单位签约主体信息,明确各签约主体的组织类型、管理单位等,后续对应单位或部门人员签约时可自动关联签约主体,信息便捷写入。
④ 条款限定库:按照不同的公司、合同类别,预设合同关键条款校验规则,合同起草、审核、用印过程中系统自动识别限定条件、生成校验结果并及时触发风险预警提示,智能高效。
相对方管理:相对方信息统一维护
① 相对方库:统一维护合同签约方信息,包括签约方基本信息、联系人、签约及开票收款记录、履约评价、征信信息等,合同发起时可清楚查看相对方经营及征信情况,降低内控风险。
② 评价指标:自定义相对方信用评价体系,根据交货能力、价格服务、经济实力等,设定不同维度的评价指标,相对方评价时直接调用,并根据评分进行合作等级评定和调整。
③ 风险评估:支持定期对相对方合作等级、合作状态进行评价和调整,也可对相对方征信和履约情况进行评估,信息实时掌握。
关联方管理:关联方信息集中管理
建立关联方库集中管理关联方信息,包括关联方基本信息、关联单位、关联关系、关联关系类型、征信信息等,合同签约时,系统自动校验关联单位信息,可以清楚了解相对方及其关联单位是否存在财务或经营方面的问题,防范签约风险。
合同签订:快速发起、高效签订
1. 合同起草
系统提供不同类型合同范本,合同起草时可直接调用,关联信息自动写入,正文文本自动生成,规范省时。对于周期性合同,系统则会根据所选的合同类别、相对方信息智能推荐历史签约合同,修改部分数据即可直接复用,便捷高效。 ① 快速发起:系统预置不同类型的合同发起流程,分类展示,点击即可快速起草合同。 ② 智能校验:表单填写时系统自动校验合同中的管控风险点、法务合规点、相对方征信等信息的合规性,对条款中的潜在风险点进行标注、提示,并输出相关建议,快速完成合规检查。 ③ 文档编辑留痕:合同审批过程中支持在线修订合同文本、管理合同会签版本。支持根据合同范本的编辑权限进行文本修改,防止重要条款及格式误改,编辑留痕,合同历史版本可查。 ④ 辅助参考:合同审批时系统根据表单中的条件信息自动提示相关统计数据,作为签约参考,帮助相关经办人、审批人快速决策。
2. 生成PDF
可在不同审批节点将合同文本转pdf文件,支持将修订后的合同文本独立转换成PDF文件,也可与审批表单、相关附件一起合并生成一份PDF,文本顺序自由选择,方便签章、归档或与第三方电子合同、电子签章进行整合。支持自定义PDF文件下载权限,保障合同安全。
3. 合同对比
运用OCR文本智能对比技术,在合同审核、打印、签署不同阶段自动进行文本比对,包括合同草稿与范本对比、内部定稿合同与相对方修改后合同比对、签署前与客户先盖章版进行比对、审批通过合同与盖章合同对比,自动检查有无篡改、高亮标注差异区域,减少多环节人工文档比对工作量,省时省力。
4. 添加水印
支持在合同正文或附件文件上添加水印,防止合同伪造及内容篡改,系统提供图片或文字水印,可自定义水印字体、显示角度、位置占比等,使用灵活。
5. 合同用印
系统提供线下用印与电子签章两种方式,合同签署时可灵活选择。线下用印默认与“群杰印章”集成,可控制盖章次数,纸质文档现场拍照存证,电子印章可与“法大大”和“e签宝”等电子签章厂商集成,支持固定签章位置、加盖骑缝章,电子合同与纸质合同同步归档,双重保险。单位所有用印申请、审批流程、用印过程全程记录,留痕留底,印章使用更安全。
合同档案:电子纸质同步归档
合同审批及签署流程结束后,对应合同电子档案、合同原件统一归档留存,合同基本信息、标的物、变更记录、履约计划、履约评价、发票、风险等清楚明了,执行情况实时掌握。所有合同按类别、签署时间清晰分类,方便检索。 ① 手动录入:支持合同补录,对于部分线下签署且仍在执行中的合同,可直接将线下纸质合同录入系统统一管理。 ② 合同借阅:对于无查看权限的合同档案,支持申请借阅,到期自动归还。所有合同借阅记录在线留存,数据清楚。
合同履约:跟踪过程、防范风险
① 履约计划:合同履约进程中可进行履约计划维护,包括收款、付款、收货、发货、工期计划等,可预设计划提醒时间,日期临近系统自动发送提醒消息,减少坏账、违约风险。
② 履约评价:合同履约进程中,支持对相对方履约情况进行满意度评价,评价记录自动归入相对方库,合同审批时可作为相对方考量依据,快速决断。
③ 发票管理:在系统记录每一笔合同收票及开票信息,合同收票时,自动读取合同金额、已收票金额,申请开票时,自动读取合同应开票金额、已开票金额,票据清楚、避免错漏。
④ 风险管理:合同在履行时可对合同到期、收付款、发票、发货、违约等关键信息进行实时监测,发现相关合同风险征兆及时上报,统一管理、跟踪处理结果,实现合同履约过程的全面监控,保障合同顺利执行。
⑤ 变更与解除:支持对履行中的合同进行信息变更、合同补充及状态调整,审批通过后变更信息同步更新至合同档案,信息完整、便于追溯。
履约计划
履约评价
发票管理
风险管理
应用价值
合同管理过程全程数字化
全程数字化,合同管理过程中最繁重的起草、审批、协商环节,均可通过在线流程及智能化技术轻松完成,审批方、修订方、客户方各节点进度一目了然,合同全周期管理工作极大简化。
统一范本维护,规范合同起草
将不同类型合同格式文本和参考范本录入系统,分类管理、统一维护,合同起草时按照范本授权及合同类型规范调用,解决合同起草时模板找不到、用不对、不规范等问题。
强化过程控制,防范风险
加强合同履行监控,强化收付款控制,履约日期临近自动预警提醒,保障合同顺利执行。建立权限控制,包括不相容岗位和授权规则等,降低人为因素产生的经营风险。
提升数据价值,辅助经营决策
强化合同数据的统计分析能力,提供合同全景看板,合同关联的企业收支情况、计划指标完成情况、逾期数据等实时掌握,为管理层洞察企业经营状况、研判经营风险、及时调整经营战略提供全面的数据支撑。